GED vs Gestion documentaire : Une définition comparative des deux approches
3 septembre 2024Vous êtes probablement déjà au courant de l’importance cruciale de la gestion des documents dans le monde des affaires actuel. Or, deux termes reviennent fréquemment et semblent parfois interchangeables : la GED (Gestion Électronique de Documents) et la gestion documentaire. Cependant, ces deux concepts, bien que proches, recouvrent des réalités distinctes. Cet article se propose de vous fournir une définition comparative de ces deux approches pour vous aider à mieux comprendre les enjeux et les avantages de chacune.
Le GED pour la Gestion Électronique de Documents
Un GED (Gestion Électronique de Documents) est un système informatisé permettant de gérer l’ensemble des documents d’une organisation de manière numérique. Cela inclut la capture, le stockage, la gestion, le partage et la consultation des documents, ainsi que le suivi des versions et des accès. Les avantages d’un GED incluent l’amélioration de l’efficacité organisationnelle, la réduction des coûts liés au stockage physique des documents et la facilitation de la conformité réglementaire. Ce système est essentiel pour les entreprises cherchant à optimiser leurs processus de gestion documentaire (pour plus de détails, voir la définition d’une GED).
Le champ d’action de la GED : une approche orientée technologies.
La GED (Gestion Électronique de Documents) est un processus qui vise à organiser et à rationaliser la gestion de documents au sein d’une entreprise. Elle repose sur l’exploitation de logiciels GED spécifiques permettant de numériser, indexer, stocker, rechercher, partager et archiver les documents de manière électronique.
L’objectif principal de la GED est de faciliter l’accès aux informations contenues dans ces documents, d’améliorer leur partage et leur exploitation, tout en garantissant leur intégrité et leur pérennité. C’est une approche centrée sur l’aspect technologique qui met l’accent sur l’optimisation des processus documentaires grâce au numérique.
La GED couvre plusieurs fonctionnalités essentielles :
- La numérisation de documents papier pour leur dématérialisation.
- L’indexation et la classification des documents électroniques pour faciliter leur recherche et leur accès.
- La gestion des versions pour assurer le suivi des modifications apportées aux documents.
- La mise en place de workflows pour automatiser les processus documentaires.
- L’archivage électronique pour préserver les documents à long terme.
La gestion documentaire : une vision globale du flux d’information.
La gestion documentaire, quant à elle, est une discipline plus large qui englobe la GED, mais ne se limite pas à elle. Elle vise à organiser l’ensemble du flux d’information au sein de l’entreprise, qu’il s’agisse de documents papier ou électroniques, de données structurées ou non structurées.
La gestion documentaire prend en compte l’ensemble du cycle de vie des documents, de leur création à leur archivage, en passant par leur utilisation, leur diffusion, leur classement et leur élimination. Elle vise à optimiser non seulement le traitement des documents, mais aussi leur management, leur utilisation et leur valorisation.
Elle comprend plusieurs volets :
- La définition d’une politique documentaire, avec des règles de classification, de conservation et d’élimination des documents.
- La mise en place d’un système de gestion des documents (DMS pour Document Management System), qui peut inclure un logiciel GED mais aussi d’autres outils (CRM, ERP, etc.).
- La formation des utilisateurs à la gestion des documents et à l’utilisation des outils mis en place.
- Le suivi et l’évaluation des pratiques documentaires pour leur amélioration continue.
GED et gestion documentaire : deux approches complémentaires.
Ainsi, la GED et la gestion documentaire ne sont pas opposées, mais complémentaires. La GED est un outil qui permet de mettre en œuvre une partie de la politique de gestion documentaire d’une entreprise, en facilitant l’accès et le partage des informations contenues dans les documents.
La gestion documentaire, de son côté, offre une vision plus globale et stratégique. Elle ne se limite pas à l’aspect technologique, mais prend en compte l’ensemble des processus, des acteurs et des enjeux liés à la gestion des documents. Elle vise à optimiser le flux d’information dans l’entreprise, pour faciliter la prise de décision, améliorer la collaboration et gagner en productivité.
Pour faire le bon choix, il convient donc de bien comprendre ces deux approches et de définir vos besoins. La GED peut être une solution efficace si vous cherchez à numériser votre gestion des documents, à faciliter leur partage et leur recherche, à automatiser certains processus documentaires.
En revanche, si vous souhaitez mettre en place une véritable politique documentaire, intégrant la gestion des documents papier et électroniques, les données structurées et non structurées, et visant à optimiser l’ensemble du flux d’information au sein de votre entreprise, alors la gestion documentaire sera sans doute plus adaptée.
Dans tous les cas, n’hésitez pas à vous rapprocher d’un professionnel pour vous accompagner dans la définition de vos besoins et le choix de la solution la plus adaptée à votre contexte.
