Étapes pour organiser une réunion dans un espace de coworking

Sachant que c’est un lieu de travail partagé, organiser une réunion au sein d’un espace de coworking peut être super complexe. Ainsi, les étapes suivantes sont à suivre en vue d’assurer un bon déroulement d’une réunion en coworking.

Louer une salle de réunion

Les espaces de coworking proposent déjà des salles de réunion à louer. Cependant, savoir en choisir une qui répond bien aux attentes de ses coworkers est très important. Sur ce point, le choix va se reposer sur trois types de salle. Notamment un bureau, une salle ou un espace tout entier. Pour une petite réunion de quelques coworkers seulement, louer un bureau serait plus commode. Et pour réunir un certain nombre de collaborateurs, une salle de réunion comme son nom l’indique est la mieux appropriée.

En revanche pour une rencontre professionnelle d’une grande envergure, il est conseillé de louer un espace entier. Néanmoins, il faut toujours opter pour la location d’une salle conviviale. D’ailleurs, les espaces de coworking sont très flexibles au niveau des prix concernant la location, que ce soit pour une heure, une journée entière ou encore une année. En plus, louer une salle de réunion signifie déjà des équipements offerts pour parfaire la réunion. Sans en parler des boissons et nourritures qui sont aussi mises à la disposition.

Aménager la salle de réunion

Il est vrai que la durée d’une réunion varie selon le fond des sujets à discuter. Et c’est l’un des facteurs à prendre en considération pour maintenir une réunion à la fois agréable et fructifiante. Ceci dit, pour une rencontre professionnelle de courte durée, des chaises en bois ou en plastique feront l’affaire. Par contre, pour une réunion qui s’éternise, il faut penser à des ameublements plus confortables. C’est important afin d’éviter que les collaborateurs se sentent mal à l’aise. Et que par la suite, la réunion en question va devenir pénible.

Pour cela, l’idéal, c’est d’opter pour des tables design en fonction des besoins. Pour servir d’exemple, une table ovale ou une table transparente. Puis, les fauteuils de qualité sont également préférables. D’ailleurs, pour assurer le confort de ses collègues, se préparer au niveau des équipements indispensables pour une réunion est nécessaire. Sur ce point, ceux qui sont plus sophistiqués sont parfaits. Comme l’utilisation d’un système de vidéoconférence avec des micros sans fils. Attention à ne pas oublier les accessoires de notes tels que des murs d’écritures, des post-its, etc.

Réserver une salle le plus tôt possible

Toutefois, il ne faut pas attendre trop longtemps pour une décision de location de salle de réunion dans les espaces de coworking. Les salles de réunion dans un espace de coworking sont très prisées ces derniers temps. D’ailleurs, ces espaces sont conçus pour faciliter la vie des professionnels.

En raison des marchés concurrentiels, réserver une salle de réunion le plus tôt possible est plus prudent. Cela occasionne un gain d’économie notamment pour ceux qui ont une structure budgétaire limitée. De plus, une location ponctuelle facilitera l’adaptation des dépenses dédiées à la réalisation d’une réunion. Quoi qu’il en soit, opter pour une salle de réunion est un gage de succès pour les coworkers. Car ceci permet la cohésion d’équipe et favorise la communication.